So funktioniert Seamless für Gäste
Seamless legt fest, wie externe Gäste in Microsoft 365 eingeladen werden und wie ihr Zugriff über die ganze Zusammenarbeit geführt wird. Admins definieren die Regeln einmal im Admin Center. Benutzer laden ihre Gäste danach selbst in Microsoft Teams ein, und Seamless sorgt dafür, dass die Regeln eingehalten werden und Gastzugriffe enden, wenn sie nicht mehr gebraucht werden.
Der Ablauf
Die Bausteine
Gästevorlage
Eine Gästevorlage steht für einen Gästetyp, zum Beispiel Kunden oder Lieferanten. Sie legt fest, wie Gäste eingeladen werden, welche Angaben erfasst werden und was bei ausstehenden Einladungen und Inaktivität passiert. Gästevorlagen
Standardvorlage
Gäste, die direkt über Microsoft 365 eingeladen werden, zum Beispiel in Teams, SharePoint, Engage oder DevOps, erhalten automatisch die Standardvorlage. So gelten die Regeln auch für sie, und die einladende Person wird als Verantwortliche eingetragen. Standardvorlage
Einladung
Legen Sie fest, ob Benutzer eine persönliche Nachricht mitschicken dürfen, in welcher Sprache die Einladung versendet wird und wohin der Gast nach dem Annehmen weitergeleitet wird. Einladung
Namenskonvention
Gäste erhalten einheitliche Namen, zum Beispiel mit Name und Firma. So unterscheidet man in Microsoft 365 auf einen Blick interne Benutzer von externen Gästen. Dazu legen Sie fest, welche Angaben beim Einladen erfasst werden, als Pflichtfeld oder optional. Namenskonvention
Verantwortliche Person
Jeder Gast hat eine verantwortliche Person im Unternehmen, standardmässig die Person, die ihn eingeladen hat. Sie betreut den Gast und bestätigt seinen Zugriff.
Zugriff bestätigen
Die Verantwortlichen bestätigen in festen Abständen direkt in Microsoft Teams, dass ein Gast seinen Zugriff noch braucht. So bleiben nur Gäste im Tenant, mit denen noch zusammengearbeitet wird. Lifecycle
Ausstehende Einladungen
Nimmt ein Gast die Einladung nicht an, wird er nach einer festgelegten Anzahl Tage markiert und später gelöscht. Lifecycle
Inaktive Gäste
Gäste, die sich länger nicht angemeldet haben, werden markiert, gesperrt und gelöscht. Gelöschte Gäste lassen sich in Microsoft Entra ID während 30 Tagen wiederherstellen. Lifecycle
Gästeportal
Im Gästeportal richten Gäste ihren Zugang selbst ein, ergänzen fehlende Angaben und halten ihre Daten während der Zusammenarbeit aktuell. Das Portal lässt sich direkt in die Einladung einbinden.
App Einstellungen
Legen Sie fest, ob Benutzer ihre Gäste in der Seamless App sperren, entsperren, löschen oder einer anderen verantwortlichen Person übergeben dürfen. App
Wer macht was
| Wo | Aufgaben | |
|---|---|---|
| M365 Admins | Seamless Admin Center | Gästevorlagen anlegen, Regeln für Einladung, Namen, Bestätigung und Entfernen festlegen |
| Teams Benutzer | Seamless App in Microsoft Teams | Gäste einladen und betreuen, je nach Vorlage sperren, löschen oder übergeben. Zum Benutzerhandbuch |
| Verantwortliche | Seamless App in Microsoft Teams | Zugriff ihrer Gäste in festen Abständen bestätigen |
| Gäste | E-Mail und Gästeportal | Einladung annehmen, Angaben ergänzen und aktuell halten |
| Seamless | automatisch | Regeln durchsetzen, an Bestätigungen erinnern, ausstehende und inaktive Gäste sperren und entfernen |
Nächster Schritt
Der Einstieg ist die erste Gästevorlage: Gästevorlage anlegen.