Überprüfung
Bei einer Überprüfung bestätigen Sie, dass Verantwortung, Zweck und Zugriffe einer Gruppe noch stimmen. Sie starten sie im Bereich Lifecycle mit Review. Ein Assistent führt Sie durch drei Fragen. Oben sehen Sie immer die Gruppe, die Sie gerade überprüfen.
Wie oft eine Gruppe überprüft werden muss, legen Sie in der Vorlage unter Lifecycle fest.
Wer ist verantwortlich?
Unter Are you responsible for this workspace? bestätigen Sie die verantwortliche Person.
| Auswahl | Was passiert |
|---|---|
| I'm responsible | Sie bleiben verantwortlich. Weiter mit Next. |
| Assign to someone else | Wählen Sie unter Responsible person eine andere Person. Sie wird informiert und übernimmt die Überprüfung. Mit Finish schliessen Sie ab. |
Wird die Gruppe noch gebraucht?
Unter Is this workspace still required? entscheiden Sie, ob die Gruppe aktiv bleibt.
| Auswahl | Was passiert |
|---|---|
| Keep workspace | Die Gruppe bleibt. Weiter mit Next. |
| Archive workspace | Seamless zeigt, was beim Archivieren passiert. Mit Archive archivieren Sie die Gruppe. |
Was beim Archivieren passiert, legen Sie in der Vorlage unter Archivierung fest, zum Beispiel:
- Gäste verlieren den Zugriff.
- Alle Mitglieder werden entfernt.
- Der Papierkorb wird geleert.
- Ältere Versionen der Dokumente werden gelöscht.
Das Leeren des Papierkorbs und das Löschen der Versionen lassen sich nicht rückgängig machen.
Wer braucht noch Zugriff?
Unter Who still needs access? prüfen Sie alle Personen und ihre Rollen. Änderungen gelten sofort.
| Element | Bedeutung |
|---|---|
| Min. … owners required | Mindestanzahl Besitzer aus der Vorlage. Mit Haken: genug Besitzer. Sonst fehlen Besitzer, und Sie machen eine weitere Person zum Owner. |
| Search to add users | Personen hinzufügen |
| Filter | Liste durchsuchen |
| Responsible | Die verantwortliche Person |
| Required by template | Die Vorlage fügt diese Person automatisch hinzu. |
| Owner oder Member | Rolle der Person |
| Kreuz | Person entfernen |
Mit Finish schliessen Sie die Überprüfung ab. Die Frist bis zur nächsten Überprüfung beginnt neu.
Benutzer überprüfen ihre Teams auf die gleiche Weise in der Seamless App: Team verlängern