Gästedaten und Anzeigename festlegen
Legen Sie fest, welche Informationen für einen Gast erfasst werden und wie der Anzeigename aufgebaut ist.
Einheitliche Anzeigenamen machen Gäste in Microsoft Teams, Outlook und Entra ID sofort erkennbar, z.B. Anna Muster (Fabrikam).
Felder für Einladungsformular definieren
Abschnitt betitelt „Felder für Einladungsformular definieren“Legen Sie fest, welche Informationen beim Einladen eines Gasts abgefragt werden. Die erfassten Werte werden als Eigenschaften des Gasts in Microsoft Entra ID gespeichert, z.B. Vorname, Nachname, Unternehmen, Position oder Manager. Der Manager kann vom Hauptkontakt abweichen.
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Öffnen Sie Guests → Templates → Vorlage → Naming.
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Fügen Sie unter Collected fields mit Select a field und dem Plussymbol die Angaben hinzu, die Benutzer beim Einladen erfassen, z.B. Company, Job title oder Department.
Die E-Mail Adresse ist immer Pflicht.
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Legen Sie mit Required fest, welche Angaben Pflicht sind, und mit Sort order die Reihenfolge im Formular.
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Speichern Sie die Vorlage.
Anzeigenamen festlegen
Abschnitt betitelt „Anzeigenamen festlegen“Ein eindeutiger Anzeigename hilft, Gastkonten von externen Identitäten zu unterscheiden. So vermeiden Benutzer, dass Nachrichten versehentlich an das Gastkonto statt an die externe Identität gesendet werden. Ein Firmenzusatz wie Anna Muster (Fabrikam) erhöht die Erkennbarkeit.
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Öffnen Sie Guests → Templates → Vorlage → Naming.
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Erfassen Sie unter Display name format den Aufbau des Anzeigenamens, z.B.
(!givenName!) (!surname!) ((!companyName!)).Unter dem Feld stehen als Platzhalter nur die Felder, die Sie für das Einladungsformular gewählt haben.
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Speichern Sie die Vorlage.
So stellt Seamless das sicher
Abschnitt betitelt „So stellt Seamless das sicher“Der Background Job Properties and display name format läuft alle paar Minuten:
- Anzeigename: Er prüft, ob der Anzeigename der Namenskonvention entspricht, und setzt ihn sonst zurück. Das ist nötig, weil der Home Tenant des Gasts die Angaben bei der ersten Anmeldung überschreiben kann.
- Angaben: Er prüft, ob alle Angaben vollständig sind, und markiert sonst den Gast.
Empfehlungen
Abschnitt betitelt „Empfehlungen“- Erfassen Sie die Firma und zeigen Sie sie im Anzeigenamen an. So erkennen Benutzer externe Personen sofort.
- Erfassen Sie nur Angaben, die Sie wirklich brauchen.
- Setzen Sie bei häufigen Verwechslungen zusätzlich «Gast» in den Anzeigenamen, z.B.
(!givenName!) (!surname!) ((!companyName!), Gast).