Ablaufrichtlinie für Gruppen anwenden
Löschen Sie inaktive Arbeitsräume automatisch über die Ablaufrichtlinie von Microsoft (erfordert Entra ID P1).
Die Ablaufrichtlinie (Group Expiration Policy) von Microsoft Entra ID begrenzt die Lebensdauer von Microsoft 365 Gruppen. Aktiv genutzte Gruppen verlängern sich automatisch. Ungenutzte Gruppen werden gelöscht, wenn niemand sie erneuert. Die Funktion erfordert Microsoft Entra ID P1 Lizenzen. Weitere Infos: Ablaufrichtlinie für Microsoft 365 Gruppen
So funktioniert die Ablaufrichtlinie
Abschnitt betitelt „So funktioniert die Ablaufrichtlinie“- Automatische Verlängerung: Etwa 35 Tage vor Ablauf verlängert Microsoft Gruppen, die aktiv genutzt werden.
- Benachrichtigung: Ist die Gruppe nicht verlängert, erhalten die Besitzer 30, 15 und 1 Tag vor Ablauf eine E-Mail. Gruppen ohne Besitzer melden sich an eine hinterlegte E-Mail Adresse.
- Ohne Reaktion: Die Gruppe wird einen Tag nach Ablauf gelöscht, mit Team, Site und Inhalten. Die Besitzer erhalten eine E-Mail zur Löschung.
- Wiederherstellen: Besitzer und Admins können gelöschte Gruppen innerhalb von 30 Tagen wiederherstellen.
Als aktive Nutzung gilt:
- SharePoint: Dateien ansehen, bearbeiten, herunterladen, verschieben, teilen oder hochladen
- Outlook: der Gruppe beitreten, Gruppennachrichten lesen oder schreiben
- Teams: einen Kanal besuchen
- Viva Engage: einen Beitrag ansehen
Ablaufrichtlinie einrichten
Abschnitt betitelt „Ablaufrichtlinie einrichten“Die Ablaufrichtlinie richten Sie im Microsoft Entra Admin Center unter Groups → Expiration ein. Dort legen Sie die Lebensdauer, die E-Mail Adresse für Gruppen ohne Besitzer und den Geltungsbereich fest.
Ablaufrichtlinie pro Vorlage anwenden (nur Selected)
Abschnitt betitelt „Ablaufrichtlinie pro Vorlage anwenden (nur Selected)“- Öffnen Sie Groups → Templates → Organisation → Vorlage → Group.
- Aktivieren Sie Expiration policy.
- Speichern Sie die Vorlage.
Seamless nimmt neue Arbeitsräume dieser Vorlage in die Ablaufrichtlinie auf. Die Richtlinie in Microsoft Entra ID muss dafür den Geltungsbereich Selected haben.
Anzeige in Seamless
Abschnitt betitelt „Anzeige in Seamless“Ist ein Arbeitsraum in der Ablaufrichtlinie, zeigt Seamless im Tab Lifecycle die Karte Group expiration mit dem Vermerk Managed by Entra ID. Sie zeigt das Ablaufdatum, z.B. Expires in 10 days, und die verbleibende Zeit auf einer Zeitachse. Besitzer verlängern den Arbeitsraum dort direkt mit Renew.