Regelmässige Reviews einrichten
Legen Sie fest, wie oft die Verantwortlichen eines Arbeitsraums dessen Aktualität überprüfen müssen.
Arbeitsräume verändern sich mit der Zeit. Verantwortliche wechseln, Projekte werden abgeschlossen und Berechtigungen sind nicht mehr aktuell. Mit dem Review fordert Seamless den Hauptkontakt regelmässig auf:
- die Angaben zum Arbeitsraum zu bestätigen
- die Verantwortung bei Bedarf zu übertragen
- Berechtigungen zu überprüfen
- nicht mehr benötigte Arbeitsräume zu archivieren
Der Review ist bewusst als Soft Review ausgelegt. Erfolgt keine Rückmeldung, wird der Arbeitsraum weder automatisch archiviert noch gelöscht. Dadurch bleibt die Kontrolle bei den Verantwortlichen, ohne die tägliche Arbeit zu beeinträchtigen.
Intervall festlegen
Abschnitt betitelt „Intervall festlegen“- Öffnen Sie Groups → Templates → Organisation → Vorlage → Lifecycle.
- Erfassen Sie unter Status “Review required” die Anzahl Tage, z.B.
180. - Speichern Sie die Vorlage.
So stellt Seamless das sicher
Abschnitt betitelt „So stellt Seamless das sicher“- Im Betrieb: Der Background Job Review prüft regelmässig, ob die Frist abgelaufen ist. Dann wird der Arbeitsraum mit Review required markiert und der Hauptkontakt benachrichtigt. Der Job muss unter Monitoring → Jobs aktiviert sein.
- Im Arbeitsraum: Unter Lifecycle zeigt Seamless an, seit wie vielen Tagen der Review überfällig ist.
Eigene Automatisierung
Abschnitt betitelt „Eigene Automatisierung“Unter Notification endpoint können Sie bei fälligen Reviews einen eigenen Endpunkt aufrufen (Webhooks). Er erhält das Ereignis team.report.renewal.